Garantías y pólizas: lo que de verdad cuesta ofertar

La primera vez que una empresa pequeña lee un pliego, casi siempre se frena en la misma línea: «garantía de seriedad de la oferta por el diez por ciento del valor de la propuesta». Y aparece la pregunta que nadie le respondió antes: ¿tengo que tener esa plata?

No. Una garantía no es un depósito ni un dinero que usted entrega. Es un respaldo que emite un tercero —una aseguradora, un banco o una fiduciaria— a favor de la entidad. Usted paga una prima o una comisión, que es una fracción del monto cubierto, no el monto entero. Lo que sí necesita es que ese tercero acepte respaldarlo, y eso toma tiempo y papeles.

Qué se está garantizando

El Decreto 1082 de 2015 dice qué tiene que quedar cubierto: la presentación de las ofertas, el contrato y su liquidación, y los daños que el contratista o sus subcontratistas le puedan causar a terceros. Son tres momentos distintos y se cubren con instrumentos distintos.

Dentro de un mismo documento pueden ir varios amparos. Un amparo es un riesgo puntual, con su propio monto y su propia vigencia. Por eso una misma póliza puede estar vigente para un amparo y vencida para otro: no se revisa "la póliza", se revisa amparo por amparo.

La garantía de seriedad de la oferta

Es la que se presenta junto con la propuesta. Cubre a la entidad de que usted se eche para atrás. Según el artículo 2.2.1.2.3.1.6 del Decreto 1082, ampara cuatro situaciones concretas:

• Que el proponente no amplíe la vigencia de la garantía cuando la entidad prorroga el plazo para adjudicar o para firmar, siempre que esa prórroga sea inferior a tres meses.
• Que retire la oferta después de vencido el plazo para presentarla.
• Que, habiendo sido escogido, no firme el contrato sin una justa causa.
• Que no otorgue la garantía de cumplimiento del contrato.

El monto mínimo depende de la modalidad. El artículo 2.2.1.2.3.1.9 lo fija así:

La vigencia no se cuenta en días. Va desde la presentación de la oferta hasta que la entidad apruebe la garantía de cumplimiento del contrato. Es un evento, no una fecha: si el proceso se alarga, a usted le toca prorrogarla, y esa prórroga la debe pedir con anticipación a la aseguradora.

Quién puede emitirla

El artículo 2.2.1.2.3.1.2 admite tres formas de garantizar, y solo esas tres:

• Contrato de seguro contenido en una póliza. Lo emite una compañía aseguradora y es, por lejos, lo más usado.
• Patrimonio autónomo. Se entregan bienes a una fiduciaria, que los afecta al respaldo del contrato.
• Garantía bancaria. Un banco se obliga a pagarle a la entidad si usted incumple.

Hay una excepción que conviene tener presente: la responsabilidad civil extracontractual solo se puede amparar con contrato de seguro (artículo 2.2.1.2.3.1.5). Ni patrimonio autónomo ni garantía bancaria sirven para eso.

Y si usted se presenta en consorcio o en unión temporal, la garantía debe ser otorgada por todos los integrantes (artículo 2.2.1.2.3.1.4). El error clásico es que la póliza salga a nombre de una sola de las empresas.

Las garantías del contrato

Ganó. Ahora la garantía cambia de objeto: ya no cubre que usted se retire, cubre que usted cumpla. El artículo 2.2.1.2.3.1.7 enumera los amparos que puede tener la garantía de cumplimiento:

• Buen manejo y correcta inversión del anticipo: cubre que el anticipo no se invierta, se use indebidamente o se apropie.
• Devolución del pago anticipado: cubre que no se devuelva, total o parcialmente, el dinero entregado por adelantado.
• Cumplimiento del contrato: cubre el incumplimiento total o parcial, el cumplimiento tardío o defectuoso, los daños por entregas parciales no pactadas, y el pago de las multas y de la cláusula penal.
• Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales del personal que usted emplee en el contrato.
• Estabilidad y calidad de la obra: cubre el daño o deterioro de la obra ya recibida a satisfacción, cuando es imputable al contratista.
• Calidad del servicio prestado.
• Calidad y correcto funcionamiento de los bienes entregados.
• Los demás incumplimientos que la entidad considere que deben ampararse, de forma proporcional a la naturaleza del contrato.

La responsabilidad civil extracontractual va aparte. La entidad debe exigirla en los contratos de obra y en aquellos en que por su objeto lo considere necesario (artículo 2.2.1.2.3.1.8).

Suficiencia y vigencia: los dos números que revisan

Cuando la entidad revisa una garantía mira dos cosas: que el monto alcance (suficiencia) y que el tiempo cubra (vigencia). Estos son los mínimos que fija el decreto:

La escala de la responsabilidad civil extracontractual está en el artículo 2.2.1.2.3.1.17 y va por tramos:

• Contratos hasta 1.500 SMMLV: 200 SMMLV.
• Más de 1.500 y hasta 2.500 SMMLV: 300 SMMLV.
• Más de 2.500 y hasta 5.000 SMMLV: 400 SMMLV.
• Más de 5.000 y hasta 10.000 SMMLV: 500 SMMLV.
• Más de 10.000 SMMLV: 5% del valor del contrato, con un tope de 75.000 SMMLV.

El amparo de cumplimiento también baja de porcentaje en contratos muy grandes: por encima de 1.000.000 de SMMLV se aplica la misma escala de 2,5%, 1% y 0,5% que rige para la seriedad de la oferta.

Dos reglas más que aparecen tarde y sorprenden. En contratos con plazo mayor a cinco años, la garantía se puede dividir por etapas o por períodos contractuales, y el garante debe avisar por escrito con seis meses de anticipación si no va a seguir cubriendo la etapa siguiente (artículo 2.2.1.2.3.1.3). Y si el contrato se adiciona o se prorroga, hay que ampliar la garantía; si una reclamación reduce el valor asegurado, hay que restablecerlo (artículo 2.2.1.2.3.1.18).

Cuándo la entidad puede no exigirlas

No en todos los procesos le van a pedir garantía. La norma abre estas puertas:

• Contratación directa: exigirlas no es obligatorio, pero la entidad tiene que justificar en los estudios previos si las pide o no (artículo 2.2.1.2.1.4.5).
• Mínima cuantía y adquisición en grandes superficies: la entidad es libre de exigirlas o no (artículo 2.2.1.2.1.5.4).
• Empréstitos, contratos interadministrativos, contratos de seguro y contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía de la entidad: la ley dice que las garantías no son obligatorias (Ley 1150 de 2007, artículo 7).

En las demás modalidades —licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos— la guía de garantías de Colombia Compra Eficiente es clara: la seriedad de la oferta y el cumplimiento son obligatorias.

Lo que esto le hace a la caja

La plata que sale de su cuenta es la prima, no el monto cubierto. Pero hay tres cosas que a una empresa pequeña le pegan más que el precio de la prima.

La primera es el cupo. La aseguradora estudia a quien va a respaldar antes de emitir: pide estados financieros, mira endeudamiento y experiencia, y le asigna un cupo máximo. Para una empresa nueva, ese cupo suele ser el verdadero techo de a qué procesos puede aspirar, más que el presupuesto del contrato.

La segunda son las contragarantías. Es normal que la aseguradora le pida pagarés, garantías reales o la firma personal de los socios. Eso no aparece en el pliego, pero es parte del costo real de ofertar.

La tercera es el tiempo. Una póliza no se emite el mismo día. Si usted se entera de un proceso dos días antes del cierre, no alcanza a conseguirla, y ahí se le fue la oportunidad sin haber competido. Enterarse temprano es tan parte de la preparación como armar la propuesta: para eso sirve monitorear el SECOP con alertas, que es lo que hace SECOP Monitor.

Y hay un cuarto momento: después de firmar. La garantía de cumplimiento se constituye una vez firmado el contrato y la entidad tiene que aprobarla antes de que empiece la ejecución. Es decir, usted vuelve a pagar prima antes de recibir el primer peso del contrato.

Errores que dejan la oferta por fuera

• La póliza sale a nombre de una sola empresa cuando el proponente es un consorcio o una unión temporal.
• El asegurado o beneficiario está mal identificado: nombre o NIT de la entidad equivocados.
• El objeto de la póliza no coincide con el objeto del proceso, o cita mal el número del proceso.
• La vigencia arranca después de la fecha de cierre en vez de cubrir desde la presentación de la oferta.
• El monto queda corto porque se calculó sobre una base equivocada: sobre el presupuesto cuando era sobre la oferta, o al revés.
• Falta el recibo o soporte de pago de la prima cuando el pliego lo exige.
• Se cargó al proceso después del cierre. Ahí no hay discusión posible.

La conclusión práctica es sencilla: la garantía no es un trámite del final, es una condición de entrada. Antes de mirar si el objeto del proceso le sirve, revise si su empresa tiene cupo con alguna aseguradora y cuánto se demora en emitirle. Esa respuesta define a qué procesos puede aspirar este año.