Subsanación de ofertas: qué se puede corregir y qué no

Subsanar es corregir o completar documentos de la oferta después de haberla presentado. No es un favor de la entidad ni un acto de buena voluntad del evaluador: es una obligación legal, con un alcance y un plazo definidos.

La regla, en una frase

Se subsana lo que no asigna puntaje. Lo que otorga puntaje no se puede mejorar después del cierre. Todo lo demás en esta guía es desarrollo de esa frase.

La norma está en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018:

La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, deberán ser solicitados por las entidades estatales y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de Mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad estatal hasta el plazo anteriormente señalado.

Note tres cosas: la entidad «deberá» solicitar (no es opcional), usted «deberá» entregar (tampoco es opcional), y si no entrega dentro del plazo, la consecuencia expresa es el rechazo.

Qué cambió con la Ley 1882 de 2018

Antes de 2018 la regla existía, pero era más laxa y más discutida. La Ley 1882 endureció y aclaró tres puntos:

• Solicitar la subsanación dejó de ser una facultad y pasó a ser un deber de la entidad. Ya no depende del criterio del comité evaluador.
• Se fijó un límite temporal claro: hasta el término de traslado del informe de evaluación de cada modalidad. Antes se discutía si podía subsanarse hasta la adjudicación.
• Se cerró la puerta a la garantía de seriedad: el parágrafo 3, adicionado por la misma ley, dice que no entregarla junto con la propuesta no es subsanable y es causal de rechazo.

La misma reforma agregó dos reglas más que conviene conocer. El parágrafo 4 dispone que en procesos por subasta los documentos no necesarios para comparar propuestas se soliciten hasta el momento previo a la subasta. Y el parágrafo 5 obliga a las entidades a aceptar la experiencia adquirida por los proponentes en contratos con particulares, no solo con entidades públicas.

Y hay una frase corta que resuelve la mitad de las controversias: durante el término otorgado para subsanar, los proponentes no pueden acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. Es decir, se prueba lo que ya existía, no se construye después.

Hasta cuándo puede subsanar

El plazo no es igual en todas las modalidades. La referencia general es el traslado del informe de evaluación, y ese traslado dura distinto según el proceso.

Subsanable vs. insubsanable: ejemplos concretos

La prueba práctica es preguntarse: ¿este documento le da puntos a alguien, o solo sirve para saber si cumplo? Si solo sirve para verificar cumplimiento, es subsanable.

Cómo llega y cómo se responde en SECOP II

En SECOP II el requerimiento no llega por correo informal ni por llamada. La entidad lo envía por la sección de Mensajes del proceso, dirigido a uno o a todos los proponentes.

1. 1

   Llega el mensaje de subsanación

   Aparece en la sección de Mensajes del proceso en su cuenta de proveedor. Indica qué documento falta o qué se debe aclarar, y el plazo. Revise que las notificaciones de SECOP II lleguen a un correo que alguien lea todos los días.

2. 2

   Prepare exactamente lo pedido

   Responda punto por punto lo que le solicitaron. No aproveche el mensaje para mandar documentos que no le pidieron: puede leerse como una modificación de la oferta.

3. 3

   Responda por el mismo mensaje, con los soportes adjuntos

   La respuesta se hace en el hilo del mensaje, adjuntando los archivos. La entidad los descarga y, con la opción de agregar documentos a la oferta, los incorpora formalmente a su propuesta.

4. 4

   Verifique que quedó dentro del plazo

   La hora que cuenta es la de la plataforma. Responder «el último día» a las 11 de la noche cuando el plazo vencía a las 5 de la tarde equivale a no responder.

5. 5

   Guarde la constancia

   El propio SECOP II deja registro del mensaje y del archivo cargado. Ese registro es su prueba si después hay una discusión sobre el informe de evaluación.

Si la entidad no le solicitó algo que era subsanable y lo rechazó por eso, tiene un argumento: la norma dice que esos requisitos «deberán ser solicitados» por la entidad. Preséntelo como observación al informe de evaluación, dentro del traslado, por escrito y en SECOP II.

Dos casos especiales que confunden

Mínima cuantía: no se subsana el precio

En mínima cuantía el precio es el único factor de evaluación. Por eso la oferta económica no es subsanable: modificarla sería mejorar el factor de comparación. Sí se pueden aclarar aspectos de la oferta económica que no quedaron claros, pero si la «aclaración» termina siendo una adición, modificación o mejora sustancial, la consecuencia es el rechazo.

Subasta: el corte es antes de la puja

En procesos con subasta el momento límite no es el traslado del informe, sino el instante previo a la realización de la subasta. Quien llega sin habilitar no participa en la puja.