Los errores que dejan una oferta por fuera

Perder un proceso por precio duele, pero se entiende. Perderlo porque un PDF quedó sin firma, o porque la póliza vencía tres días antes de lo debido, es otra cosa: es plata que ya se gastó en armar la oferta y que se botó por operación.

Los errores que sacan ofertas son pocos y se repiten. Abajo están, con su consecuencia real y el control que hay que montar. Ninguno requiere abogado: requieren una lista de chequeo y alguien que la use.

El resumen: error, consecuencia y control

El reloj de SECOP II no negocia

SECOP II cierra solo. La plataforma muestra un cronómetro en cuenta regresiva y, cumplida la fecha y hora del cronograma, deja de recibir ofertas. No es una decisión del funcionario: es el sistema. Después de esa hora no existe oferta y, por lo tanto, no hay nada que subsanar.

• La hora que manda es la de la plataforma, no la de su computador ni la de su celular.
• Cargar archivos pesados toma tiempo. Un anexo de 80 MB subido a las 4:55 p. m. para un cierre de las 5:00 p. m. es una apuesta perdida.
• Presentar la oferta y guardarla como borrador no es lo mismo. Confirme que quede en estado presentado.
• Las adendas pueden mover el cronograma hasta último momento. Revise el proceso el día anterior.

La garantía de seriedad: el error más caro

La garantía de seriedad respalda que usted va a sostener su oferta y a firmar el contrato si se lo adjudican. Es donde más ofertas buenas se caen, porque el error se descubre cuando ya no tiene arreglo.

La regla dura: no entregarla junto con la propuesta no es subsanable y es causal de rechazo (parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por la Ley 1882 de 2018). No hay margen de interpretación.

La regla de suficiencia: el artículo 2.2.1.2.3.1.9 del Decreto 1082 de 2015 exige que la garantía esté vigente desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato, y que su valor sea de por lo menos el 10 % del valor de la oferta.

• Vigencia que empieza tarde: si arranca el día después del cierre, no cubre el momento exigido.
• Vigencia que termina temprano: debe llegar hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento, no hasta la fecha estimada de adjudicación.
• Valor calculado sobre el presupuesto oficial en vez de sobre el valor de su oferta, o al revés según lo que exija el pliego.
• Tomador o afianzado mal identificado, sobre todo en consorcios y uniones temporales, donde debe cubrir a todos los integrantes.
• Póliza expedida pero sin el recibo de pago de la prima, cuando el pliego lo exige.

Indicadores y experiencia: se pierde antes de ofertar

Estos dos no se resuelven el día del cierre. Se resuelven decidiendo bien a qué proceso entrar.

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   Calcule sus indicadores antes de leer el pliego completo

   Liquidez (activo corriente ÷ pasivo corriente), endeudamiento (pasivo total ÷ activo total), cobertura de intereses (utilidad operacional ÷ gastos de intereses), rentabilidad del patrimonio y rentabilidad del activo. Téngalos escritos en un papel. Si el pliego pide más de lo que usted tiene, el proceso no es suyo y se ahorró una semana.

2. 2

   Compare la experiencia contra los cuatro filtros del pliego

   Objeto (que lo que hizo se parezca a lo que piden), valor mínimo (normalmente en SMMLV y por contrato), código UNSPSC en el nivel que exijan, y ventana de tiempo. Fallar uno solo lo deja no habilitado.

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   Revise que sus certificaciones digan lo que tienen que decir

   Una certificación sin valor del contrato, sin fechas de inicio y terminación o sin descripción del objeto no acredita nada, por más que el contrato haya existido. Pídalas bien redactadas al momento de liquidar, no dos años después.

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   No descarte la experiencia con privados

   El parágrafo 5 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 obliga a las entidades a aceptar la experiencia adquirida en contratos con particulares. Si un pliego solo admite experiencia con entidades públicas, eso es objetable durante las observaciones.

5. 5

   Si no da, evalúe consorcio o unión temporal

   Permite presentarse con la capacidad combinada. La metodología de cálculo para proponentes plurales la define la entidad en los documentos del proceso: léala antes de repartir porcentajes de participación.

Precio artificialmente bajo

Ofertar muy por debajo del mercado no es una causal automática de rechazo, pero sí enciende un procedimiento. El artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015 dice que si el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la entidad debe requerir al oferente para que explique las razones que lo sustentan. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador recomienda rechazar la oferta o continuar con su análisis.

Usted tiene derecho a explicar, pero la carga de convencer es suya y el plazo es corto. Lo que salva ese requerimiento es una estructura de costos real, no un argumento improvisado.

• Costos unitarios documentados: mano de obra, insumos, transporte, administración.
• Cotizaciones o contratos con proveedores que sustenten los precios de entrada.
• La razón concreta de su ventaja: capacidad instalada ociosa, inventario ya comprado, cercanía geográfica, tecnología propia.
• El cálculo del margen que le queda, para demostrar que el contrato es ejecutable y no una promesa que va a incumplir.

El requerimiento de subsanación que nadie leyó

Este es el rechazo más triste, porque la entidad le estaba dando la oportunidad de arreglarlo. La ley es explícita: serán rechazadas las ofertas de quienes no suministren la información y la documentación solicitada dentro del plazo señalado.

En SECOP II el requerimiento llega por la sección de Mensajes del proceso y se responde por ahí mismo, adjuntando los soportes. No llega por llamada ni por correo personal del funcionario.

• Ponga como correo de notificaciones de SECOP II una cuenta que revisen al menos dos personas.
• Después de presentar una oferta, revise los mensajes del proceso todos los días hábiles hasta la adjudicación.
• Responda punto por punto lo solicitado y nada más: mandar documentos no pedidos puede leerse como una modificación de la oferta.
• Responda con horas de margen frente al vencimiento, no en el último minuto.

La lista de chequeo antes de enviar

1. Leí la última versión del pliego o de la invitación, incluidas todas las adendas publicadas.
2. El valor total de mi oferta está dentro del presupuesto oficial estimado, con impuestos y AIU incluidos.
3. Verifiqué cada requisito habilitante contra el documento que lo acredita, uno por uno.
4. La garantía de seriedad, si la exigen, está expedida, pagada, con la vigencia y el valor del pliego, y a nombre correcto.
5. Todos los documentos están firmados por quien tiene facultad para firmarlos.
6. Ningún certificado está vencido a la fecha de cierre.
7. Los archivos abren, están legibles y pesan lo que la plataforma admite.
8. La oferta quedó en estado presentado en SECOP II, con constancia, y no como borrador.
9. El correo de notificaciones está activo y hay alguien encargado de revisarlo durante la evaluación.