Requisitos habilitantes: por qué no paso los indicadores

Casi todas las historias de «me sacaron del proceso» terminan en el mismo punto: los requisitos habilitantes. Es la parte del pliego que la mayoría lee por encima, porque no da puntos. Y es precisamente por eso que decide.

Un requisito habilitante funciona como una compuerta. Cumple o no cumple. Si no cumple, no importa que su precio sea el mejor del proceso ni que tenga veinte años de trayectoria: su oferta ni siquiera entra a competir.

Qué son y por qué no dan puntaje

El numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 los define y fija la regla de oro. Vale la pena leerlo tal cual, porque es la frase que decide discusiones enteras:

La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje […] La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

Dos consecuencias prácticas. La primera: tener el doble de experiencia de la exigida no le suma nada; solo lo habilita igual que a quien tiene el mínimo. La segunda: si la entidad pone un indicador desproporcionado frente al valor y la naturaleza del contrato, eso es objetable, y el momento de objetarlo es durante las observaciones al proyecto de pliego, no después del informe de evaluación.

Los cuatro requisitos habilitantes

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   Capacidad jurídica

   Que usted exista legalmente, que su objeto social cubra lo que va a contratar, que su representante legal pueda firmar por ese monto y que no esté incurso en inhabilidades o incompatibilidades. Se prueba con el certificado de existencia y representación legal, el RUT y, si el monto supera las facultades del representante, la autorización del órgano social.

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   Experiencia

   Contratos ya ejecutados que demuestren que usted ha hecho antes algo parecido. Se acredita con certificaciones, actas de liquidación o contratos con su acta de recibo, y se identifica con el Clasificador de Bienes y Servicios (UNSPSC). El pliego define cuántos contratos, en qué valor mínimo (normalmente expresado en SMMLV) y en qué plazo.

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   Capacidad financiera

   Mide su «salud financiera»: si tiene con qué sostener la ejecución. Se calcula con tres indicadores tomados de sus estados financieros: liquidez, endeudamiento y razón de cobertura de intereses.

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   Capacidad organizacional

   Mide el rendimiento de sus inversiones y la eficiencia con la que usa sus activos. Se calcula con dos indicadores de rentabilidad: sobre el patrimonio y sobre el activo.

Cuando el proceso exige RUP, esos cuatro se verifican con el certificado del Registro Único de Proponentes, que según el artículo 6.1 de la Ley 1150 de 2007 es plena prueba de la información que contiene. La entidad puede pedir requisitos adicionales que no reposen en el RUP, pero entonces debe verificarlos con documentos complementarios.

Los indicadores financieros, uno por uno

Las cinco fórmulas están en el artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015. No son negociables ni las inventa la entidad: lo que la entidad define es el umbral (el mínimo o el máximo exigido).

La lógica del umbral es simple: si un indicador significa más riesgo cuando sube, la entidad fija un techo (es el caso del endeudamiento). Si significa menos riesgo cuando sube, fija un piso (liquidez, cobertura, las dos rentabilidades).

Un control de coherencia útil: la rentabilidad del activo siempre debe ser menor o igual que la rentabilidad del patrimonio, porque el activo incluye el patrimonio más los pasivos. Si en su RUP sale al revés, hay un error en la información reportada.

De dónde sale cada dato

Todos los insumos salen de sus estados financieros: el estado de situación financiera aporta activo corriente, pasivo corriente, activo total, pasivo total y patrimonio; el estado de resultados aporta la utilidad operacional y los gastos de intereses.

• Utilidad operacional no es utilidad neta. Es el resultado de la operación antes de intereses e impuestos. Si su contador reporta mal esta línea, tres de los cinco indicadores quedan mal.
• Activo corriente y pasivo corriente son los rubros a menos de doce meses. Clasificar mal una obligación de largo plazo como corriente le hunde la liquidez.
• Esa información se inscribe en el RUP al momento de la inscripción o renovación, y la cámara de comercio la certifica. El RUP reporta los últimos tres años fiscales anteriores al acto.
• Si su empresa no tiene tres años de antigüedad, la norma permite acreditar la información desde su primer cierre fiscal. Ser nuevo no lo excluye de inscribirse.

Por qué una empresa nueva o pequeña falla justo aquí

No es mala suerte. Los cinco indicadores castigan estructuralmente el perfil de una empresa joven. Estos son los choques más comunes:

• Utilidad operacional negativa o casi cero. Es normal en los primeros años, pero deja las dos rentabilidades por debajo de cualquier mínimo y hace inviable la cobertura de intereses.
• Patrimonio muy pequeño. Un patrimonio bajo puede inflar artificialmente la rentabilidad del patrimonio, o hundirla si hay pérdidas acumuladas. Con patrimonio negativo, el indicador deja de tener sentido y suele significar rechazo.
• Endeudamiento alto por arranque. Si financió la operación con crédito o con cuentas por pagar a proveedores, el pasivo total pesa mucho frente a un activo todavía chico.
• Liquidez ahogada por anticipos y cuentas por pagar. Facturación creciente con cartera lenta produce pasivo corriente alto y activo corriente comprometido.
• Sin gastos de intereses. Si su empresa no tiene deuda financiera, el denominador de la cobertura de intereses es cero y el indicador es matemáticamente indeterminado.
• Estados financieros mal clasificados. El error más caro y el más frecuente: no es un problema de negocio, es un problema de contabilidad.

Qué puede hacer si no pasa los indicadores

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   Revise si el problema es contable, no financiero

   Antes de concluir que no califica, verifique con su contador la clasificación de corriente y no corriente, y que la utilidad operacional esté bien separada de los gastos financieros. Corregir la inscripción en el RUP es más barato que perder procesos un año entero.

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   Mire cuál año fiscal lo favorece

   El RUP certifica varios años. Sepa cuál es su mejor año y cómo lo trata el pliego del proceso al que quiere entrar.

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   Evalúe un proponente plural

   Un consorcio o una unión temporal permiten presentarse con la capacidad combinada de los integrantes. Ojo: la entidad debe definir y justificar en los documentos del proceso la metodología para calcular los indicadores del proponente plural (por ejemplo, sumatoria ponderada según participación). Lea esa metodología antes de armar la figura, porque cambia el resultado.

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   Apunte primero a mínima cuantía

   En mínima cuantía no se exige RUP, y la capacidad financiera solo puede exigirse cuando la entidad no paga contra entrega. Es la ruta razonable para construir experiencia acreditable mientras sus estados financieros maduran.

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   Objete a tiempo lo desproporcionado

   La ley exige que los requisitos sean adecuados y proporcionales al valor y a la naturaleza del contrato. Una observación bien fundamentada en el plazo del proyecto de pliego a veces cambia el umbral. Después del cierre ya no.

La conclusión incómoda es que los indicadores no se arreglan en la semana del cierre. Se arreglan con doce meses de contabilidad ordenada y con la decisión de a qué procesos apuntar mientras tanto.