Registrarse en SECOP II como proveedor: el paso a paso

El SECOP II no es una cartelera donde uno mira y ya. Es una plataforma transaccional: la entidad publica ahí, usted pregunta ahí, oferta ahí y firma ahí. Para hacer cualquiera de esas cosas necesita una cuenta de proveedor.

El registro es gratuito. La propia guía de Colombia Compra Eficiente lo dice sin ambigüedad: las empresas y personas naturales que quieran proveerle bienes, obras y servicios al Estado y por eso deban registrarse en el SECOP II no incurren en costos. Tampoco hay que renovarlo cada año, a diferencia del RUP.

Son tres registros, no uno

Acá está la confusión que más tiempo cuesta. La guía oficial describe el registro de proveedores en tres pasos, y hay que hacerlos en ese orden:

1. Crear un usuario administrador, con su propio nombre de usuario y contraseña. Es una persona, no una empresa.
2. Registrar la cuenta del proveedor, diligenciando un formulario con los datos de la empresa o de la persona natural.
3. Registrar los usuarios adicionales que van a trabajar con esa cuenta.

Si usted es persona natural, los dos primeros roles se juntan: se registra con una cuenta de un único usuario y cumple al tiempo el papel de administrador y de proveedor.

Lo que hay que tener listo antes de empezar

Si es persona jurídica, la guía pide cuatro documentos para registrar la cuenta:

• Certificado con indicadores de capacidad financiera y organizacional. El formato se descarga de la sección «Formatos para compradores y proveedores del SECOP II».
• Lista de contratos que acrediten su experiencia con el sector público o privado, también en formato descargable.
• Estados financieros auditados a 31 de diciembre del año anterior, suscritos por el representante legal y con notas. Si la empresa es muy nueva, se anexan estados financieros trimestrales o de apertura.
• Documento de autorización, firmado por el representante legal, para que las entidades estatales puedan consultar bases de datos con fines institucionales. En el documento debe quedar dicho si autoriza o no.

Si es persona natural, la lista cambia:

• Lista de contratos que acrediten su experiencia.
• Constancia de persona natural no obligada a llevar contabilidad, con el formato de la misma sección.
• Documento de identidad, anexado con una marca de agua que indique que solo es válido para el registro en SECOP II.
• Documento de autorización para la consulta de bases de datos, firmado por usted.

El registro, pantalla por pantalla

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   Entre al SECOP II y haga clic en «Registro»

   La dirección oficial de acceso es community.secop.gov.co. Desde la página de inicio de sesión, el botón «Registro» abre el formulario de usuarios.

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   Diligencie la primera sección: «Registrar usuario»

   Son sus datos personales. La contraseña debe tener al menos ocho caracteres e incluir letras, números y caracteres especiales. La zona horaria, si está en Colombia, debe quedar en «(UTC-05:00) Bogotá, Lima, Quito». En el campo «Entidad/Proveedor/Persona Natural/Veedor/Veeduría», si usted es persona natural escriba sus nombres y apellidos completos.

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   Confirme el correo

   La segunda sección, «Confirmar registro», le avisa que le llegó un correo de activación. Revise también la carpeta de spam o correo no deseado. En el cuerpo del mensaje viene su nombre de usuario y el enlace que activa la cuenta.

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   Vuelva a entrar con su usuario y contraseña

   El enlace lo devuelve al formulario. Al ingresar llega a la tercera sección: «Crear o solicitar acceso a una Entidad». Acá se bifurca el camino: si usted es quien va a crear la cuenta, sigue con el registro; si la cuenta ya existe, solicita acceso a ella.

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   Verifique que la cuenta no exista ya

   Escriba el nombre legal del proveedor y el número de identificación —el NIT sin dígito de verificación, si es persona jurídica— y haga clic en «Validar». Si el sistema no encuentra ninguna cuenta, puede continuar con «Registrar».

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   Genere el formulario de la cuenta

   Confirme el país, en «Tipo» seleccione «Proveedor», escoja el área de negocio entre «Privado» y «Público y privado», y elija el tipo de organización que le corresponde. Después, «Generar formulario».

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   Llene los datos del proveedor y anexe los documentos

   Al terminar, revise que todos los campos obligatorios estén diligenciados y haga clic en «Finalizar». El sistema confirma la creación y la cuenta queda activa de inmediato.

Qué le pide el formulario de la cuenta

En «Nombre de la Entidad» va el nombre con el que el proveedor está legalmente constituido; en «Nombre abreviado», lo mismo. El número de documento se escribe sin código de verificación. Después vienen la ubicación física, si está registrado como mipyme, el tamaño empresarial, el régimen tributario, y si pertenece a la categoría de emprendimiento o empresa de mujeres, a un grupo étnico o a alguna condición especial.

Ponga cuidado con el campo «Correo electrónico para notificaciones SECOP II»: ahí llegan todos los mensajes y alertas que genera la plataforma sobre las acciones de la cuenta. Es el correo del que dependen los avisos de un proceso en curso.

La información financiera y los datos de la cuenta bancaria son opcionales en este formulario. Si los diligencia, solo son visibles para los usuarios que tengan acceso a su cuenta de proveedor. Lo que sí hay que llenar son los datos del representante legal —o los suyos, si es persona natural.

Usuarios y roles: quién hace qué

Los usuarios del SECOP II son personales e intransferibles, y cada quien responde por lo que se haga con el suyo. Hay dos figuras:

El orden importa. Un usuario proveedor primero se registra por su cuenta y después solicita acceso a la cuenta de la empresa. La solicitud queda en «Esperando aprobación» hasta que el administrador la acepte; ahí le llega un correo confirmando que ya puede actuar a nombre de esa cuenta.

Un mismo usuario puede pertenecer a varias cuentas: a la de su empresa y también a la de un proponente plural, un consorcio o una unión temporal creado en el SECOP II. Eso se pide desde «Configuraciones del usuario», en «Mis registros», con la opción «Nuevo registro».

Estar registrado no es estar habilitado para ofertar

Esta es la parte que genera más frustración, y la guía oficial la responde en una sola frase: los documentos del registro son requeridos únicamente para crear la cuenta de proveedor en el SECOP II y no reemplazan los que las entidades estatales piden para participar en un proceso de contratación.

O sea que hay tres cosas distintas y conviene no mezclarlas:

• Tener cuenta en SECOP II. Es el acceso a la plataforma. Se hace una vez y es gratis.
• Estar inscrito en el RUP. Es un registro aparte, que llevan las cámaras de comercio, y se renueva cada año.
• Cumplir los requisitos habilitantes de un proceso concreto. Eso se demuestra proceso por proceso, con lo que pida ese pliego.

Y no siempre le van a pedir RUP. El artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 excluye ese requisito, entre otros casos, en la contratación directa, en los contratos de mínima cuantía, en los de prestación de servicios de salud, en la enajenación de bienes del Estado y en los contratos de concesión. Si apenas está empezando, ahí hay por dónde entrar mientras tramita el registro.

Los errores que más frenan

• Registrarse con un correo personal al que solo entra una persona. Ahí llegan las notificaciones de los procesos; si esa persona sale de la empresa, se pierde el hilo. Use un correo institucional al que varios tengan acceso.
• Usar un correo al que no tiene acceso en ese momento. Sin abrir el enlace de activación, el usuario no queda activo.
• No revisar la carpeta de spam. El correo de activación se va ahí con frecuencia.
• Equivocarse en el correo y no poder corregirlo solo. El correo no se cambia desde la plataforma: toca pedirlo a la mesa de servicio con una carta firmada, y el correo nuevo no puede estar ya registrado en SECOP II. Escríbalo con calma la primera vez.
• Crear una segunda cuenta porque «la primera no sirvió». Antes de registrar, valide con el nombre y el número de documento: si la cuenta ya existe, lo que corresponde es solicitar acceso, no duplicarla. Desactivar una cuenta duplicada después es otro trámite ante la mesa de servicio.
• Escribir el NIT con dígito de verificación. El formulario lo pide sin él.
• Elegir mal el tipo de cuenta o el tipo de organización: registrarse como persona natural cuando se va a contratar con la empresa, o al revés.
• Dejar los datos del representante legal desactualizados. Si cambió, la cuenta queda con información que no corresponde a la cámara de comercio.
• Subir documentos vencidos o en formatos que la plataforma no acepta. La guía lista extensiones bloqueadas, entre ellas .txt, .ppt, .pptx, .odt, .rtf y .exe. El PDF es el camino seguro.
• Dejar el registro a medias: usuario creado pero cuenta de proveedor sin terminar. Con eso no se puede ofertar.

Un consejo de fondo: haga el registro cuando no tenga afán, no la semana en que se cierra un proceso que le interesa. Conseguir los estados financieros firmados y los formatos diligenciados toma días, y el cierre de un proceso no se mueve por eso.

Dónde pedir ayuda

Colombia Compra Eficiente tiene mesa de servicio. En la guía figuran la línea nacional 01 8000 520808 y las líneas de Bogotá +57 601 795 6600 y +57 601 745 6788, además del canal de PQRSD y la sección de soporte en línea del sitio de la agencia. Si la plataforma le arroja un error que no entiende, ese es el camino, no un intermediario que le cobre por registrarlo.

Con la cuenta lista, lo que sigue es lo verdaderamente difícil: encontrar a tiempo los procesos que le sirven y preparar bien la propuesta. El registro es apenas la puerta.