Registro Único de Proponentes: qué es, quién lo necesita y cómo se saca

Casi todo el mundo se entera del RUP de la peor manera: abre un pliego que le encaja perfecto, llega al capítulo de requisitos habilitantes y lee "certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes con fecha de expedición no mayor a treinta días". Y no lo tiene. Esta guía es para ese momento.

Qué es el Registro Único de Proponentes

El Registro Único de Proponentes es una base de datos pública, administrada por las cámaras de comercio, donde queda certificada la información de quienes quieren contratar con el Estado. Está regulado en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 1082 de 2015.

Su función es ahorrarle trabajo a todo el mundo. En vez de que cada entidad revise desde cero sus estados financieros y sus certificaciones de experiencia en cada proceso, la cámara de comercio los verifica una vez al año y expide un certificado. Ese certificado es prueba suficiente: la ley dice que la información contenida en el RUP es plena prueba de las circunstancias que allí se certifican, y las entidades no pueden exigirle otra vez los soportes que ya están registrados.

Quién está obligado y quién está exento

La regla general del artículo 6 de la Ley 1150 es amplia: todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con entidades estatales, deben estar inscritas en el RUP.

La misma norma trae una lista cerrada de casos donde no se exige. Esta es la parte que le interesa si está empezando.

• Contratación directa.
• Contratos de mínima cuantía.
• Contratos para la prestación de servicios de salud.
• Enajenación de bienes del Estado.
• Contratos cuyo objeto sea adquirir productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en bolsas de productos legalmente constituidas.
• Actos y contratos cuyo objeto directo sean las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta.
• Contratos de concesión de cualquier índole.

En esos casos la verificación de las condiciones del proponente le corresponde a la entidad contratante, que se la pide directamente a usted. Es decir: puede ganar contratos de mínima cuantía y contratos por contratación directa sin haber pisado nunca una cámara de comercio a inscribir el RUP.

Donde el RUP sí es obligatorio es en licitación pública, en concurso de méritos y en la selección abreviada de menor cuantía, que son las modalidades con contratos más grandes. Por eso la decisión práctica no es "si" sacarlo, sino "cuándo": cuando su empresa esté lista para competir por procesos de ese tamaño.

Cómo saber si ya tiene RUP

Antes de empezar el trámite conviene confirmar que de verdad no lo tiene. Si su empresa ya contrató con el Estado alguna vez, o si un contador o un socio se encargó del registro en otro momento, el RUP puede existir sin que usted lo sepa.

La forma más confiable es pedir el certificado directamente: cualquier cámara de comercio expide el certificado de existencia y representación legal, y ahí queda claro si hay un Registro Único de Proponentes asociado a su empresa. También puede consultarlo en el RUES (Registro Único Empresarial y Social, rues.org.co), que centraliza la información registral de las cámaras de comercio del país.

Tener RUP alguna vez no es lo mismo que tenerlo vigente. Si se inscribió hace años y dejó de renovar, el registro dejó de producir efectos (vea la sección de renovación más abajo) y, para efectos de un proceso, es como si no existiera. El certificado que sirve para presentarse es el que está vigente y con fecha reciente, no el que recuerda haber tramitado alguna vez.

Qué información queda registrada

El Decreto 1082 de 2015 define los requisitos habilitantes que quedan certificados en el RUP. Son cuatro bloques, y conviene entender qué mide cada uno porque son exactamente los mismos criterios con los que después lo van a habilitar o rechazar en un proceso.

Capacidad jurídica

Que usted existe, que quien firma tiene facultades para hacerlo y hasta qué monto, y que no tiene limitaciones estatutarias que le impidan comprometerse.

Experiencia

Los contratos que ha ejecutado, con su valor, su objeto y su clasificación en el codificador de bienes y servicios de Naciones Unidas (UNSPSC). Ese código es más importante de lo que parece: las entidades filtran experiencia por código, y si su contrato quedó clasificado en el código equivocado, para efectos del proceso es como si no existiera.

Capacidad financiera

Mide si su empresa está sana para responder por el contrato. Los indicadores que define el Decreto 1082 son tres: índice de liquidez (activo corriente dividido pasivo corriente), índice de endeudamiento (pasivo total dividido activo total) y razón de cobertura de intereses (utilidad operacional dividida gastos de intereses).

Capacidad organizacional

Mide si su empresa está bien organizada, entendiendo que una empresa organizada es rentable. Son dos indicadores: rentabilidad del patrimonio y rentabilidad del activo.

Cómo se inscribe, paso a paso

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   Prepare la información del año fiscal anterior

   Estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, firmados por el representante legal y por contador o revisor fiscal según corresponda, con sus notas.

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   Arme el soporte de experiencia

   Certificaciones o copias de los contratos ejecutados, con contratante, objeto, valor y fechas. Cada uno se asocia a uno o varios códigos UNSPSC. Escoja los códigos pensando en los procesos a los que quiere presentarse.

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   Diligencie el formulario ante la cámara de comercio

   La solicitud se puede presentar en cualquier cámara, aunque el trámite lo asume la de su domicilio. Ahí se declara toda la información y se adjuntan los soportes.

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   Pague la tarifa y espere la verificación

   La cámara verifica documentalmente lo que usted declaró. Si algo no cuadra, le hacen requerimiento y el trámite se detiene hasta que responda.

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   Publicación y firmeza

   Verificada la información, la cámara publica el acto de inscripción en el RUES. Cualquier persona puede interponer recurso de reposición dentro de los diez días hábiles siguientes a la publicación. Si nadie lo hace, la inscripción queda en firme vencidos esos diez días hábiles.

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   Descargue el certificado

   Ese es el documento que se adjunta a la oferta. Casi todos los pliegos exigen que su fecha de expedición sea reciente, así que descárguelo cuando vaya a presentarse, no meses antes.

La renovación anual: la fecha que no se puede olvidar

El RUP no es un trámite de una sola vez. El Decreto 1082 de 2015 lo dice sin rodeos: la persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. La ventana práctica va desde el 1 de enero hasta esa fecha.

Si no renueva a tiempo, cesan los efectos del RUP. En términos de negocio eso significa que desaparece del registro y que su certificado deja de servir para presentarse a procesos que lo exijan. Para volver hay que inscribirse otra vez desde cero, con la pérdida de continuidad que eso implica.

• Inscripción: es la primera vez. Se declara toda la información.
• Renovación: es la actualización anual obligatoria, con los estados financieros del año que acaba de cerrar. Tiene fecha límite.
• Actualización: es cuando cambia algo durante el año (nueva experiencia, cambio de representante legal, nuevos códigos UNSPSC). Se puede hacer en cualquier momento y no reemplaza la renovación.

Cuánto cuesta el RUP

No hay un precio fijo permanente y desconfíe de cualquier página que le dé una cifra sin decir de qué año es. Las tarifas de los registros públicos las fija anualmente el Gobierno Nacional y las cobran las cámaras de comercio. Cada año se publica una tabla nueva.

Para saber el valor vigente, consulte la tabla de tarifas del año en curso en la página de su cámara de comercio. La Cámara de Comercio de Bogotá y la Cámara de Comercio de Medellín, por ejemplo, publican el documento completo de tarifas de registros públicos y ahí aparecen las líneas correspondientes a inscripción y a renovación del RUP.

Errores que se pagan caro

• Clasificar la experiencia en códigos UNSPSC que no coinciden con los procesos a los que quiere presentarse. La experiencia existe, pero el filtro no la ve.
• Sacar el RUP antes de necesitarlo. Si por ahora solo compite en mínima cuantía, es dinero y tiempo adelantado sin retorno.
• Registrar todos los contratos ejecutados menos los mejores, porque no se guardó la certificación en su momento. La experiencia se acredita con documento, no con memoria.
• Dejar la renovación para marzo y descubrir que faltan estados financieros firmados.
• Presentar el certificado con fecha de expedición vieja cuando el pliego exigía uno reciente.

El RUP resuelve la parte administrativa, pero no le dice cuándo sale un proceso que le sirve. Esa sigue siendo la parte manual: revisar SECOP II, filtrar por lo que usted vende y alcanzar los plazos.