Requisitos para contratar con el Estado en Colombia

La pregunta que más se repite cuando alguien mira por primera vez un proceso público es sencilla: "¿yo califico para esto?". La respuesta casi siempre es sí, pero con matices. La ley no exige tamaño mínimo, ni años de constitución, ni un capital determinado para participar. Lo que exige es que usted pueda demostrar tres cosas: que existe legalmente, que está al día con sus obligaciones, y que no está dentro de una lista de prohibiciones.

Quién puede contratar con el Estado

El artículo 6 de la Ley 80 de 1993 dice que pueden celebrar contratos con entidades estatales las personas legalmente capaces. En la práctica eso se traduce en cuatro figuras.

• Persona natural: usted, con su cédula y su RUT. Sirve muy bien para servicios profesionales, consultorías pequeñas, capacitaciones y suministros menores. No necesita constituir empresa para empezar.
• Persona jurídica: una SAS, una LTDA, una SA, una fundación o una cooperativa. Aquí lo que se acredita es el certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio.
• Consorcios y uniones temporales: dos o más personas que presentan una sola propuesta juntas. Es la vía habitual para que una empresa pequeña alcance una experiencia o una capacidad financiera que sola no tendría.
• Formas asociativas de comunidades: cabildos indígenas, asociaciones de autoridades tradicionales indígenas, consejos comunitarios de comunidades negras y organizaciones de base afrocolombianas, reconocidas expresamente por la misma norma.

Lo que le van a pedir siempre

Cambia el pliego, cambia la entidad, cambia el objeto del contrato, pero este bloque de documentos aparece en casi todos los procesos. Vale la pena tenerlo armado y en una carpeta, escaneado y legible.

• Documento de identidad si es persona natural, o certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio si es persona jurídica.
• RUT actualizado de la DIAN. Debe reflejar las actividades económicas que efectivamente va a facturar, porque la entidad compara el objeto del contrato con lo que dice su RUT.
• Certificación bancaria de una cuenta a nombre del proponente. Sin cuenta a su nombre no hay pago; una cuenta personal para una SAS es una demora garantizada.
• Cuenta activa de proveedor en SECOP II, que es la plataforma donde se publica el proceso y donde se presenta la oferta.
• Certificación de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales. El artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 obliga a la entidad a verificar que el proponente esté al día; en el caso de las personas jurídicas, la acreditación cubre los últimos seis meses, o el tiempo de existencia de la empresa si es menor.
• Garantía de seriedad de la oferta cuando el proceso la exige, que es una póliza que respalda que usted va a firmar si le adjudican.

La cuenta en SECOP II: el paso que no se salta

SECOP II es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública en su versión transaccional: no solo publica, también permite hacer todo el proceso en línea. Sin una cuenta de proveedor activa no hay forma de presentar oferta, ni de hacer observaciones al pliego, ni de manifestar interés en un proceso.

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   Registre el usuario

   Se crea una cuenta de acceso con un correo que usted controle y que revise a diario. Ese correo va a recibir las notificaciones del sistema, y perder una notificación es perder un plazo.

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   Cree la cuenta de proveedor

   Es distinta del usuario. Aquí carga los datos de la empresa o de la persona natural y define quién es el usuario administrador de la cuenta.

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   Cargue los documentos base

   Colombia Compra Eficiente lista el certificado de existencia y representación legal (o la cédula si es persona natural), el formato de experiencia, los estados financieros del año anterior y el certificado de capacidad financiera y organizacional. El RUP se carga solo si lo tiene: en el registro figura como opcional.

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   Sume los usuarios que necesite

   Otras personas de su equipo pueden solicitar acceso a la cuenta; el administrador aprueba. Es buena idea que no dependa todo de una sola persona.

Cuándo le exigen RUP y cuándo no

El RUP es el Registro Único de Proponentes: una base que llevan las cámaras de comercio y donde queda certificada su experiencia, su capacidad financiera y su capacidad organizacional. La regla general del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 es que quien aspire a contratar con entidades estatales debe estar inscrito. Pero la misma norma trae una lista de excepciones que, para una pyme que está empezando, es la parte más útil.

• Contratación directa.
• Contratos de mínima cuantía.
• Contratos para la prestación de servicios de salud.
• Enajenación de bienes del Estado.
• Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas.
• Actos y contratos cuyo objeto directo sean las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta.
• Contratos de concesión de cualquier índole.

En esos casos la entidad verifica directamente las condiciones del proponente, con los documentos que usted le entregue. Traducido: se puede empezar a venderle al Estado sin RUP, sobre todo por la vía de la mínima cuantía, y sacarlo cuando ya apunte a procesos más grandes.

Inhabilidades e incompatibilidades, en lenguaje llano

Una inhabilidad es una prohibición para contratar que nace de algo que usted hizo o de una condición suya. Una incompatibilidad es una prohibición para contratar con una entidad concreta por su cercanía con ella. Las dos están en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y las dos tienen la misma consecuencia si se ignoran: el contrato queda viciado de nulidad.

Estas son las que más aparecen en la vida real de una empresa pequeña.

• Ser servidor público. Un empleado del Estado no puede ser contratista al mismo tiempo.
• Haber dado lugar a que le declaren la caducidad de un contrato. La prohibición alcanza también a los socios de la sociedad a la que se le declaró.
• Haberse abstenido, sin justa causa, de firmar un contrato que ya le habían adjudicado.
• Haber sido condenado por delitos contra la administración pública.
• Presentarse al mismo proceso que su cónyuge, su compañero permanente o un pariente cercano, cuando ambos ofertan por separado.
• Ser cónyuge, compañero permanente o pariente cercano de un servidor de la entidad que contrata en los niveles directivo, asesor o ejecutivo.
• Haber sido servidor público de nivel directivo, asesor o ejecutivo de esa entidad: la incompatibilidad se extiende un año desde el retiro, y hasta dos años para ex empleados directivos cuando el objeto del contrato tiene que ver con el sector donde trabajaban.
• Haber financiado campañas políticas por encima de los topes permitidos.

Consorcios y uniones temporales: la palanca de las pymes

El artículo 7 de la Ley 80 permite que dos o más personas presenten una sola propuesta. Es la forma legal de sumar experiencia, patrimonio y capacidad entre varias empresas pequeñas para alcanzar los requisitos de un proceso al que ninguna llegaría sola.

La diferencia práctica está en el riesgo. En el consorcio todos responden por todo. En la unión temporal la responsabilidad frente a la entidad sigue siendo solidaria, pero las sanciones se reparten según lo que cada uno ejecuta. Por eso conviene dejar por escrito, desde el principio, quién hace qué y con qué porcentaje.

Cómo evalúa la entidad: habilitantes y puntaje

Este punto ahorra muchas frustraciones. El artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 separa dos cosas que suelen confundirse.

• Requisitos habilitantes: capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y capacidad organizacional. Se verifican como un sí o un no. Cumple o no cumple, y no dan puntaje.
• Factores de puntaje: son los que deciden quién gana entre los que ya quedaron habilitados. Según la modalidad, suelen ser el precio, la calidad técnica o la calidad del equipo de trabajo.

Tener diez años de experiencia no le da ventaja si el pliego pedía tres: solo lo habilita, igual que a quien tiene tres. Ahí es donde muchas pymes gastan esfuerzo de más y descuidan lo que sí puntúa.

La otra buena noticia se llama subsanación. Desde la Ley 1882 de 2018, la falta de un documento que no afecta la comparación de las propuestas no puede ser causal de rechazo automático: la entidad debe pedirlo y usted puede entregarlo hasta el traslado del informe de evaluación. Ese beneficio no aplica igual en mínima cuantía ni en los procesos con subasta, donde los plazos son mucho más cortos.

El recorrido realista de quien empieza

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   Ordene la casa

   RUT al día y con las actividades correctas, cámara de comercio renovada, aportes de seguridad social sin mora y una cuenta bancaria a nombre del proponente. Esto no es negociable y es lo primero que revisan.

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   Abra y configure la cuenta en SECOP II

   Con un correo que revise todos los días. Deje los documentos base cargados para no armarlos contra reloj cuando aparezca un proceso que le sirve.

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   Empiece por mínima cuantía

   Es la modalidad con menos requisitos, no exige RUP y compite por menor precio cumpliendo lo técnico. Es donde una empresa nueva puede ganar su primer contrato y construir experiencia certificable.

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   Guarde evidencia de todo lo que ejecuta

   Actas de liquidación, certificaciones del contratante con valor, plazo y objeto. Esa carpeta es su experiencia y es lo que después va a inscribir en el RUP.

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   Saque el RUP cuando lo necesite

   Cuando quiera entrar a selección abreviada de menor cuantía, concurso de méritos o licitación, el registro deja de ser opcional. Antes de eso, es un gasto que puede esperar.

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   Lea el pliego completo antes de armar la oferta

   Los requisitos habilitantes, los factores de puntaje y las causales de rechazo están ahí. Si algo no le cuadra, el proceso tiene una etapa formal de observaciones: úsela.

Lo que suele fallar no es el requisito difícil, sino el fácil: el RUT desactualizado, la planilla de seguridad social del mes que no era, el certificado vencido. La otra mitad del problema es de tiempo: los procesos de mínima cuantía dan plazos de días, no de semanas, y para alcanzar a ofertar hay que enterarse el mismo día en que se publican. Ahí es donde ayuda tener un aviso automático de los procesos que encajan con lo que usted vende, en lugar de revisar SECOP II a mano todas las mañanas.